MINISTERIO DE AGRICULTURA GANADERIA Y ALIMENTACION, OFICINA DE CONTROL DE AREAS DE RESERVAS TERRITORIALES DEL ESTADO –OCRET-
INTRODUCCION
El Artículo 122 de la Constitución Política de la República de Guatemala, establece las Reservas Territoriales de dominio del Estado, sobre las áreas terrestres a lo largo de los océanos, en la orillas de los lagos y en las riberas de los ríos navegables.
De acuerdo a esta normativa mediante Decreto Ley 126-97 Ley del Congreso de la Republica y acuerdo 432-2002 del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, que aprueba el reglamento de dicha ley, se crea la Oficina de Control de Áreas de Reserva del Estado OCRET.
Organización Administrativa de la oficina por departamentos:
Dirección
Secretaría General
Departamento Jurídico
Departamento de Recaudación y Control de Pagos
Departamento Administrativo
Departamento Financiero
Departamento Técnico
CONJUNTO DE LOGROS DE OCRET
DEL AÑO 2004 AL 2007
SECRETARIA GENERAL:
Proyecto de Modificación de la Ley sobre el Arancel General de Tasas por servicios administrativos prestados a usuarios Acuerdo Gubernativo No. 390-2005 entrando en vigor el 13 de septiembre del año 2005.
Reforma al Artículo No. 4 al arancel general de la Oficina de control de Áreas de Reserva del Estado –OCRET- del Acuerdo Gubernativo No. 390-2005 sobre el Arancel de Cobro de Inspecciones de Campo a Comunidades.
Creación de la Unidad de Ejecución para dar seguimiento a las notificaciones de resoluciones de arrendamientos y cobros de rentas morosas de mas de dos años, en forma personal y por correo en certificaciones.
Un mejor control de la correspondencia para agilizar el trámite correspondiente.
Agilidad en la ubicación de los expedientes al contar con la base de datos actualizada.
Atender las consultas y dudas a los usuarios, telefónicamente o personalmente.
Otorgar citas a los arrendatarios para la solución de conflictos.
Brindarle al público formularios para diferentes solicitudes e información certera y actualizada acerca de sus trámites en la Oficina.
Actualizar y agilizar el trámite que los Arrendatarios no terminan ante la Oficina.
Dar tramite a todos los Memoriales en donde los Arrendatarios solicitan información de sus expedientes. (Certificaciones)
Realizar Jornadas de Regularización, Notificaciones de Resoluciones en Áreas de Reserva Territoriales en Comunidades de escasos recursos (Los Macizos, El Chapetón, Monterrico, El Chico, El Hawaii entre otros).
El proyecto de Reformas a la Ley del Decreto No. 126-97 se encuentra terminado para presentarlo a la nueva legislación como un anteproyecto; ampliación en cuanto a los fines, límites de arrendamiento; plazo para los contratos para dar seguridad en la inversión, los montos a imponer según sus fines, así como también permitir desmembraciones de las Cesiones de Derechos.
DEPARTAMENTO JURIDICO:
En el caso de las comunidades, las notificaciones de resoluciones por medio de las que se concede el arrendamiento solicitado por sus habitantes, se han realizado directamente en la comunidad, beneficiando así a los solicitantes ya que de esta manera no incurren en gastos de transporte a la ciudad capital resultando asequible a los interesados.
El Procurador General de la Nación, otorgo Mandato Judicial con Representación a favor de dos abogadas del Departamento Jurídico, lo que facilita el cobro judicial de rentas atrasadas y el inicio de las acciones judiciales correspondientes ante los órganos jurisdiccionales en lo relacionado al incumplimiento de las obligaciones contraídas en el contrato de arrendamiento y la desocupación de las áreas de reserva ocupadas ilegalmente.
Actualmente se cuenta con base de datos debidamente actualizada la que abarca el 75% de la totalidad de los expedientes tramitados en el Departamento Jurídico, lo que permite ejercer un control sobre los mismos. (No existía base de datos).
Se han elaborado a la fecha 8,997 Dictámenes Jurídicos.
6,988 Resoluciones.
Se notificaron 4,095 Resoluciones.
Se confrontaron 3,335 Minutas de Contrato de Arrendamiento.
Se otorgó por parte de la Dirección de OCRET, 3,450 Escrituras de Contrato de Arrendamiento.
Se ha personalizado la atención a los particulares e interesados en la realización del tramite que se conoce en esta oficina, ya que a la fecha se atendieron 59,552 consultas al público tanto personal como telefónicamente.
Se logró que por medio de abogados amigos, escrituraciones sin ningún costo y en otras únicamente con gastos de escrituración para familias de escasos recursos.
DEPARTAMENTO DE RECAUDACION Y CONTROL DE PAGOS:
Incremento de ingresos al Estado, por rentas e inspecciones y formas de la siguiente forma:
Gestión 2004-2007: Q. 33.236,847.06
2004 Q, 7.300,698.00
2005 Q. 8.048,327.72
2006 Q. 8.887,821.34
2007 Q. 9.000,000.00**
**Se dejó de percibir durante el mes de abril, debido al acuerdo gubernativo de la Contraloría General de Cuentas No. A-17-2007 donde se prohibía que el personal bajo el renglón 029 pudiese manejar fondos públicos, por no ser servidor público.
Recuperación de cartera morosa en un 25%. Se identificó inicialmente una cartera morosa de Q.4.743, 835.03, y se procedió a dar seguimiento urgente de estas cuentas, logrando captar la cantidad de Q. 1.185,958.76; y se continuó cobrándole a los morosos que faltan.
Atención personalizada del arrendamiento, siempre con el objetivo de brindar atención inmediata, orientando y agilizando en el trámite respectivo. Se incrementó en un 61%, en números los usuarios atendidos.
Intensificación de llamadas y envío de correspondencia para recordar la fecha de pago de renta o bien para cobro de anualidades pendientes.
Exhaustivo análisis, revisión y depuración de expedientes, con el fin de regularizar la renta según la ley, verificar extensiones otorgadas según el contrato de arrendamiento y su relación con las finalidades en uso, así como chequear que contengan copia del contrato de arrendamiento.
Se implementó el acercar la oficina de OCRET a las áreas más necesitadas y alejadas, así fue que se iniciaron jornadas de cobros, que si bien no significó una gran recaudación, si fue bien acogida esta actividad por los lugareños que en ocasiones gastan mas en pasaje y estadía, que lo cancelado por renta. Las comunidades visitadas fueron: El Quetzalito, Departamento de Izabal; El Chico y Las Maduras en el Departamento de Retalhuleu. Los Macizos y El Hawaii en el Departamento de Santa Rosa y Barrio Miramar en el Puerto de San José Departamento de Escuintla.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO:
Estamos en Edificio Etisa con 350 Mts² comparado con las Oficinas de la Avenida Reforma que tenían 350 Mts² con el mismo costo de arrendamiento.
Adquisición de un Servidor con una memoria RAM de 2 Gigas y Disco duro de 500 Gigas, así como la adquisición de una Estación de Trabajo con memoria RAM de 1 Giga y disco duro de 160 gigas, para la implementación del Software “Gestión de Expedientes” para contar con una base de datos actualizada.
Se adquirió el software “Gestión de Expedientes”, para contar con una base de datos del trámite de expedientes.
Se llevo a cabo la digitalización de 24,000 expedientes para la implementación del software “Gestión de Expedientes”.
Todo esto con la finalidad de que a partir del año 2008 los pagos de arrendamiento se puedan hacer directamente en un banco del sistema sin tener que venir los usuarios a OCRET a realizar dichos pagos, como lo está haciendo Normas y Regulaciones actualmente y el Registro Mercantil del Ministerio de Economía.
Adquisición de cuatro vehículos tipo pick-up y cuatro motos de playa para las inspecciones de campo, en el interior de la República.
Adquisición de Equipo de Cómputo para la modernización y agilización de las funciones de la Oficina.
Se implementó una plan de divulgación de OCRET, con el propósito de dar a conocer a la ciudadanía guatemalteca sobre los avances y logros de OCRET, en el cual se incluyeron la realización y transmisión de cuñas radiales, anuncios en periódicos, revistas y entrevistas para convocar a los arrendatarios a que regularicen sus posesiones y efectúen el pago correspondiente.
Implementación del libro de Almacén para llevar el control de los suministros y materiales.
Implementación del libro de Inventario para llevar el control de los bienes activos de OCRET.
Elaboración del Manual de Procedimientos de la Oficina de OCRET.
Alquiler de planta telefónica de cien números, con una clave para cada empleado, para evitar llamadas personales, pues quedan gravadas en el sistema de cómputo; teniendo que pagar cada empleado las llamadas particulares; por lo anterior hemos obtenido un ahorro en pago de teléfonos de aproximadamente Q. 1,300.00 mensual.
Uniforme para todo el personal de la Oficina, tanto administrativo como de campo.
DEPARTAMENTO FINANCIERO:
Se incorporó la gestión de órdenes de compra al sistema electrónico SIGES, para la realización de las compras de la oficina. Asimismo la liquidación de gastos a través del Fondo Rotativo, se incorporó el uso del sistema electrónico de Rendición de Cuentas FR-03 a través de SICOIN (Sistema de Contabilidad Integrado).
Se incorporó el uso de Guatecompras para las compras mayores de Q.30, 000.00, lo que se hace a través del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación.
En el año 2004 se inició ante la SAT y la Contraloría General de Cuentas el trámite de la emisión de facturas unificadas para el cobro de los arrendamientos ya que anteriormente se hacía separadamente con dos recibos.
Se empezó a cobrar con facturas a partir de enero del año 2005. Con esto se logró que los arrendatarios paguen el Impuesto al Valor Agregado IVA, lo que redunda en una mayor recaudación fiscal, al trasladar cada mes este impuesto a la SAT. Los resultados por cobro de lo anterior son los siguientes:
Año 2005 Q. 587,918.00
*** Año 2006 Q. 554,273.00
Año 2007 Q. 744,508.00
*** La baja que se nota en recaudación del IVA del año 2006 es debido a que se inició descontando el Crédito Fiscal del IVA (Crédito Fiscal) pero como recomendación de Contraloría de Cuentas ya no se continuó haciendo.
A partir de agosto de 2007, cumpliendo instrucciones de la Contraloría General de Cuentas, se trasladó a cuatro personas que se contrataron bajo el renglón presupuestario 029 al renglón 022 Personal por Contrato. Con esto se logra responsabilizar a funcionarios y empleados para el buen manejo de los fondos públicos.
La Ejecución Presupuestaria en la presente administración, ha sido de la siguiente manera:
AÑO PRESUPUESTO APROBADO PRESUPUESTO EJECUTADO % EJECUTADO
2004 Q. 6.773,411.00 Q. 6.023,551.00 88.9
2005 Q. 7.687,125.00 Q. 7.119,710.00 92.6
2006 Q. 9.759,765.00 Q. 8.421,251.00 86.3
2007 Q. 9.250,513.00 Q. 7.865,000.00 85.0
Como en los últimos años los gastos han sido menores a nuestros ingresos, contamos a la fecha con un saldo de fondos propios de Q.2.500, 000.00, (millones de quetzales).
El artículo 13 de la Ley destina el 60% de los ingresos de OCRET para funcionamiento y el 40% para mejoras de las Áreas de Reserva del estado.
Lograr estos porcentajes ha sido un gran reto para la Oficina habiéndose presupuestado para el año 2007 un 38% para las mejoras de áreas de reserva, pero como no fue autorizado el presupuesto por el Congreso de la Republica hasta el año 2008 se podrá ejecutar un porcentaje muy cerca al 40%.
En el 2004, el porcentaje en Áreas de reserva eran del 10%.
DEPARTAMENTO TECNICO:
Se logró un avance significativo en la cantidad de inspecciones oculares realizadas en el campo, como consecuencia de la agilización de los trámites de las solicitudes ingresadas para el arrendamiento de inmuebles en reserva territoriales del estado.
Al inicio del período la cantidad de inspecciones oculares que se realizaban eran de 800 y en esta gestión se logró la cantidad promedio anual de 1,064 inspecciones, lo que significó un incremento de 33% al año.
Se logró un alto nivel de tráfico de expedientes que se remiten a otros departamentos dentro de la oficina para finalizar el proceso de trámite, lo que significa una evacuación ágil y sistemática de expedientes.
Se logró la evacuación de expedientes ingresados en períodos anteriores y se agilizaron las inspecciones de expedientes ingresados en estos años reportados.
Como resultado de la modernización institucional, se mejoró cualitativa y cuantitativamente la elaboración de informes con dictámen técnico y actualmente dichos informes son sustentados por el uso de tecnología actualizada para geoposicionar, ubicar y verificar las medidas físicas de los inmuebles.
Anteriormente se elaboraban 400 informes al año, actualmente hemos elaborado 1,295 informes al año lo que representa un incremento de 124%.
Se logró la evacuación inmediata de 265 expedientes retenidos al iniciar el período actual.
Se lograron seis proyectos piloto en las Aldeas de Monterrico, La Curvina, el Cebollita, Hawaii, Las Mañanitas, El Rosario, La Muerte, Los Macizos todas estas ubicadas en el Departamento de Santa Rosa; Aldea El Chico, Las Maduras, Champerico Departamento de Retalhuleu; Barrio Miramar, Puerto de San José, Departamento de Escuintla; Ocos, Departamento de San Marcos; beneficiando a 975 familias de escasos recursos económicos, con el apoyo de planos oficiales gratuitos, cobro de inspección con aplicación de tarifa especial en relación al Acuerdo Gubernativo No. 390-2005 de Q.25.00.
Se logró investigaciones registrales y catastrales, convirtiéndose en una herramienta imprescindible para determinar si los inmuebles solicitados en arrendamiento a OCRET se encuentran dentro de la franja que corresponde a la Reserva del Estado o fincas privadas o municipales.
Se procedió a formular el proyecto y la ejecución de catastro, ya que no existía ninguno anteriormente; iniciando de la frontera con el Salvador hasta la Aldea Puerto Viejo, Municipio de Iztapa, Departamento de Escuintla. El área catastrada con personal acreditado a la oficina es de 45.89 kilómetros apróximadamente, que comprendió la franja de playa del Océano Pacífico, descrito anteriormente y un total de 3,960 predios catastrados en distintos sectores del área de cobertura catastrada.
CONCLUSION:
La oficina de OCRET funciona con 62 personas administrativas y técnico de campo.
Tiene a su cargo la Administración para medición, inspección, catastro y asignación de Contratos de 1285 Kms² de Área de Reserva Nacional que representa el 1.12 % de la República de Guatemala.
Hemos logrado aumentar significativamente el número de arrendatarios y se ha duplicado el ingreso económico del 2004 a la fecha.
Se han logrado digitalizar los 24,000 expedientes, para poder en el 2008, consultar a través del sistema de cómputo de OCRET en lugar de hacerlo manualmente como lo encontramos en el 2004.
Se ingresan a las arcas nacionales por concepto de IVA alrededor de un Q.1.000, 000.00 (un millón de quetzales) anuales.
Con el nuevo sistema de cómputo esperamos en el 2008, poder hacer los cobros a través de la Banca Nacional, evitando así que cada uno de los arrendatarios tengan que venir a Guatemala a hacer ese trámite. Así mismo, podrán consultar desde su oficina como va su trámite o como se encuentra su expediente de arrendamiento.
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Cualquier sugerencia , comentario hacerlo a comunicacionocret@gmail.com o nuestros telefonos 23824747. Nuestras oficinas se encuentran ubicadas en 7a.avenida 12-23 zona 9 EDIFICIO ETISA SEXTO NIVEL ALA NORTE , ciudad de Guatemala .
